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Os registros das atividades acadêmicas são uma constante no meio universitário. Desde o momento da matrícula, contemplando os exames, registros de faltas e presenças, à conclusão do curso, há uma série de atos e procedimentos a serem cumpridos documentalmente, razão pela qual surgiu a necessidade de regular o acervo acadêmico.

Isso porque a atividade acadêmica está ligada ao direito à educação, que, por determinação constitucional, possui natureza pública (CF, art. 209), de maneira que as certificações das instituições de ensino possuem validade jurídica nacional, pois comprovam determinada titularidade acadêmica (LDB, art. 48).

Por isso, de acordo com a legislação educacional em vigor, cabe à instituição de ensino superior (IES) a guarda da documentação acadêmica, mesmo após o descredenciamento da IES ou encerramento da oferta de cursos (Decreto n. 9.235/2017, art. 58).

Evidente que a IES é a responsável pela veracidade da documentação e pode ser responsabilizada, administrativa, civil e criminalmente, caso a utilize de forma fraudulenta. Considerando que as IES produzem documentação em larga escala, esse cuidado é essencial, razão pela qual as IES devem ter uma pessoa responsável pelo acervo, bem como determinar, em regras internas, os funcionários que possuem atribuição para assinar a documentação (como diplomas e históricos escolares, por exemplo).

Com o encerramento da IES e/ou descredenciamento de curso, a guarda e a gestão do acervo acadêmico podem ser transferidas a outra IES, devidamente credenciada, mediante termo do MEC. Assim, essa IES receptora torna-se responsável pela guarda documental e expedição de novos documentos aos ex-alunos e atuais alunos — que podem ter ingressado na IES receptora mediante transferência assistida, na hipótese do art. 57, § 3º, do Decreto n. 9.235/2017.

Se o acervo é protegido mesmo com o encerramento da IES, por quanto tempo a documentação deve ser armazenada?

A legislação a esse respeito foi evoluindo a partir do início da década de 1990, em razão das mudanças tecnológicas no armazenamento da produção documental.

Propriamente em 1990, foi expedida a Portaria n. 255, pelo Secretário Nacional de Educação Superior do Ministério da Educação, que dispôs sobre a necessidade de a IES discriminar quais pessoas teriam acesso ao acervo, primando por armazenamento em local seguro e sigiloso. A mesma Portaria também determinou o arquivamento perpétuo de livros e atas, históricos escolares e documentação referente ao exercício de magistério nos cursos da instituição, seja por meio de encadernação, microfilmagem ou sistema computadorizado. Naquela época, ainda era comum os acervos físicos que demandavam cuidados com a integridade física dos documentos.

A referida Portaria foi revogada pela Portaria Normativa n. 1.224, de 18 de dezembro de 2013. Essa norma determinou a organização do acervo em duas fases, denominadas de “Fase Corrente” e “Fase Intermediária”, de maneira que a IES poderia eliminar o documento após substituir a versão física por microfilmagem. Determinou, ainda, que a IES deveria indicar ao MEC os dados do Depositário do Acervo Acadêmico.

A Portaria de 2013, por sua vez, foi revogada pela Portaria n. 315, de 4 de abril de 2018, atualmente em vigor. A Portaria n. 315 regulamentou o art. 104, do Decreto Presidencial n. 9.235/2017, que determinou a conversão dos acervos físicos para o meio digital, deixando clara a responsabilização administrativa da IES – caracterizada como irregularidade administrativa, passível de sanção pela SERES/MEC, em processo de supervisão –, sem prejuízo de responsabilizações nas esferas civil e penal.

A Portaria de 2018, em vigor, ainda faz referência à aplicação subsidiária da Lei Federal n. 5.433/1968, que trata sobre a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, cuja cópia microfilmada produzirá o mesmo efeito jurídico do documento original; e ao Decreto Presidencial n. 1.799/1996, que regulamentou a Lei Federal.

Em nenhum momento, pois, o acervo das IES deve ser descartado, somente na hipótese de existir salvaguarda em microfilmagem (nomenclatura utilizada pelas legislações à época). Assim, a IES deve guardar documentos e ser responsabilizada por eventuais perdas e fraudes.

Portanto, importante destacar que (i) temos legislação robusta sobre o acervo documental e sobre o necessário dever de manter a integridade da documentação; (ii) este acervo deve ser digitalizado; e (iii) armazenado perpetuamente, pois os registros são essenciais para a compreensão da trajetória acadêmica dos estudantes e mesmo institucional.


*Alynne Nayara Ferreira Nunes é advogada fundadora do Ferreira Nunes Advocacia, escritório especializado em Direito Educacional. Mestre em Direito e Desenvolvimento pela FGV Direito SP. Membro consultora da Comissão de Graduação e Pós-Graduação da OAB/SP. E-mail para contato: alynne@ferreiranunesadvocacia.com.br.